Datenschutz

Datenschutzerklärung
Der Seibl Klaus Synergie
(nachfolgend auch „sk“ / „sk-synergie“ genannt)
Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen.

1. Begriffsbestimmungen

Der Seibl Klaus Synergie (nachfolgend auch „SK-Synergie“, „SK“ oder „wir“) freut sich über Ihr Interesse an unseren digitalen Dienstleistungen, Systemen und Plattformen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten besitzt für uns einen besonders hohen Stellenwert. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Nutzung unserer Internetseiten sowie unserer Systeme ist grundsätzlich möglich, ohne dass Sie personenbezogene Daten angeben müssen. Sofern Sie jedoch unsere besonderen Dienstleistungen, insbesondere unsere digitalen Governance-, Signatur-, Prüf- und Abstimmungssysteme in Anspruch nehmen, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie den sonstigen einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend über Art, Umfang, Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung:

• der Website www.sk-synergie.com
• des Ticket- und Support-Systems
• das Kundenportal
• der Plattformen u.a.

o SK-OneSign
o SK-OneVote
o SK-OneCheck
o EVM-SK

2. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Seibl Klaus Synergie
Hans-Carossa-Straße 17
84323 Massing
Deutschland

E-Mail: info@sk-synergie.com
Website: www.sk-synergie.com

3. Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der Datenschutz-Grundverordnung. Im Sinne dieser Erklärung bedeutet insbesondere:

a) Personenbezogene Daten
Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Benutzerkennung oder Dokumentinhalte.

b) Betroffene Person
Jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten durch SK-Synergie verarbeitet werden.

c) Verarbeitung
Jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, insbesondere Erheben, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Auswerten oder Löschen.

d) Verantwortlicher
Die Stelle, die über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet – hier SK-Synergie.

e) Auftragsverarbeiter
Ein externer Dienstleister, der personenbezogene Daten im Auftrag von SK-Synergie verarbeitet (z. B. Hosting- oder Zahlungsdienstleister).

4. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach den folgenden Grundsätzen:

• rechtmäßig
• zweckgebunden
• auf das notwendige Maß beschränkt
• sachlich richtig
• zeitlich begrenzt
• sicher und vertraulich

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Manipulation zu schützen.

5. Hosting und technische Infrastruktur

Unsere Website, Plattformen und SaaS-Systeme werden bei der

STRATO AG
Pascalstraße 10
10587 Berlin
Deutschland
betrieben.

STRATO verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach unseren Weisungen und auf Grundlage eines datenschutzkonformen Vertrags gemäß Art. 28 DSGV

6. Server-Logfiles und Zugriffsdaten

Bei jedem Aufruf unserer Website oder Systeme werden automatisch technische Daten in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• HTTP-Statuscode
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• User-Agent

Diese Daten werden verarbeitet, um:

• die technische Stabilität und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten
• Angriffe, Missbrauch oder Fehlfunktionen zu erkennen
• eine ordnungsgemäße Bereitstellung der Dienste zu ermöglichen

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen personenbezogenen Daten erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit, Systemstabilität und Missbrauchsabwehr).

7. Datensicherheit

Wir setzen moderne Sicherheitsmechanismen ein, insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
• Zugriffsbeschränkungen
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
• getrennte Datenbereiche für Nutzer, Systeme und Logs

Trotzdem weisen wir darauf hin, dass internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen können. Ein absoluter Schutz kann nicht garantiert werden.

8. Verarbeitung im Rahmen unserer SaaS-Systeme

SK-Synergie betreibt digitale Governance-, Signatur-, Prüf- und Abstimmungssysteme, insbesondere:

• SK-OneSign – digitales Signieren von Dokumenten
• SK-OneVote – digitale Beschluss- und Abstimmungssysteme
• SK-OneCheck – Prüf-, Verifikations- und Nachweissysteme
• EVM-SK – Projekt- und Budgetcontrolling (Earned Value Management)
• Das Kundenportal

Im Rahmen der Nutzung dieser Systeme werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur technischen und rechtlichen Durchführung der jeweiligen Funktionen erforderlich ist.
Hierzu gehören insbesondere:

• Benutzerkonten (Name, E-Mail-Adresse, Organisation)
• IP-Adressen
• Zeitstempel
• System-IDs
• Rollen (z. B. Signierer, Stimmberechtigter, Administrator)
• Dokumente, Abstimmungsdaten, Prüfergebnisse

9. Verarbeitung von Dokumenten, Signaturen und Abstimmungsdaten

Wenn Sie Dokumente hochladen, signieren oder an Abstimmungen teilnehmen, werden die Inhalte sowie begleitende Metadaten verarbeitet, insbesondere:

• Dokumentinhalte
• Hashwerte und Integritätsnachweise
• Signaturzeitpunkte
• verwendete Identifikationsmerkmale
• Zuordnung zu Benutzerkonten oder Einladungs-Tokens
• Stimmabgaben und Rangfolgen

Diese Daten dienen ausschließlich der Durchführung der von Ihnen ausgelösten Vorgänge, insbesondere:

• Nachweis, dass ein Dokument signiert wurde
• Nachweis, dass eine Stimme abgegeben wurde
• Zuordnung von Berechtigungen
• Erzeugung von Prüf- und Statusprotokollen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit, Integrität und Systemsicherheit).

10. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit

Zur Sicherstellung der technischen und organisatorischen Integrität der Systeme speichert SK-Synergie Protokolldaten (Audit-Logs), insbesondere:

• Zeitpunkte von Aktionen
• Benutzer- oder Token-IDs
• IP-Adressen
• ausgeführte Systemaktionen (z. B. Signatur, Stimmabgabe, Freigabe, Löschung)

Diese Protokolle dienen:

• der Nachweisführung
• der Missbrauchsabwehr
• der Fehleranalyse
• der Sicherstellung der Funktionsfähigkeit

Eine Auswertung erfolgt ausschließlich zweckgebunden.

11. Ticketsystem, Support und Kommunikation

Wenn Sie unser Ticket- oder Support-System, E-Mail oder Kontaktformulare nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Nachrichteninhalte
• technische Metadaten

Diese Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation und zur Dokumentation des Vorgangs gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertragsdurchführung).

12. Automatisierte Verarbeitung in den Systemen

Die Systeme SK-OneSign, SK-OneVote, SK-OneCheck und EVM-SK verwenden automatisierte Verfahren zur:

• Berechnung von Abstimmungsergebnissen
• Prüfung von Quoren
• Ermittlung von Signatur- und Prüfstatus
• Generierung von Protokollen

Diese automatisierte Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis der von den Nutzern ausgelösten Handlungen.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, bei der ohne menschliche Einflussmöglichkeit rechtliche Wirkungen eintreten.

13. Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten werden nicht an unbefugte Dritte weitergegeben.
Eine Weitergabe erfolgt nur:

• an Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting, Zahlungsanbieter)
• wenn gesetzlich vorgeschrieben
• wenn zur Vertragserfüllung erforderlich

14. Datenspeicherung innerhalb der Systeme

Dokumente, Signaturen, Abstimmungen und Protokolle werden gespeichert, solange:

• ein aktives Vertragsverhältnis besteht
• sie zur Nachweis- oder Dokumentationspflicht erforderlich sind
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen

Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

15. Cookies

Unsere Internetseiten verwenden Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und Informationen enthalten, die eine Wiedererkennung Ihres Browsers ermöglichen.
Cookies dienen insbesondere dazu:

• technische Funktionen der Website bereitzustellen
• Login-Zustände zu speichern
• Spracheinstellungen zu merken
• Sicherheitsmechanismen umzusetzen

Ein Teil der Cookies wird nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht (Session-Cookies). Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und sicheren Website) sowie, sofern erforderlich, Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Cookies nur im Einzelfall erlaubt oder generell abgelehnt werden.

16. Google Analytics

Wir nutzen auf unserer Website vereinzelt Google Analytics mit IP-Anonymisierung.

Anbieter:
Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin, Irland

Google Analytics setzt Cookies ein, um das Nutzerverhalten auszuwerten. Die IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt.
Verarbeitete Daten:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Seitenaufrufe
• Verweildauer
• Herkunftsquelle

Zweck: Analyse der Nutzung zur Optimierung unserer Website.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Sie können Google Analytics über ein Browser-Plugin deaktivieren:

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

17. Zahlungsdienste (PayPal & Stripe)

PayPal
Anbieter:
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg
Bei Auswahl von PayPal werden Zahlungs- und Identifikationsdaten an PayPal übermittelt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Stripe
Anbieter:
Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland
Stripe verarbeitet Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarten, SEPA).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

18. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gespeichert:

• solange ein Vertragsverhältnis besteht
• solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
• solange berechtigte Nachweisinteressen bestehen

Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

19. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen

Anfragen richten Sie bitte an:
info@sk-synergie.com

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

SK-Synergie führt keine automatisierten Entscheidungen oder Profiling mit rechtlicher Wirkung durch.

21. Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn gesetzliche Vorgaben oder technische Änderungen dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar.
Stand: 2026

Plattform der EU-Kommission zur Online-Streitbeilegung: https://ec.europa.eu/consumers/odr/
Hinweis gemäß Verbraucherstreitbeilegungsgesetz:
Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir nicht verpflichtet und nicht bereit.

© sk-synergie