SK-Synergie Business Solutions

SK-DOCS – Document Control Software für Reviews, Transmittals und Freigaben

Document Control Plattform für Dokumentenmanagement,
Review Management, Transmittals, Versionierung,
Freigaben und strukturierte Projektkommunikation.



Document Control Software für professionelle Projektorganisation

SK-DOCS unterstützt Unternehmen bei Document Control,
Dokumentenmanagement, Review-Prozessen, Transmittals,
Freigaben, Versionierung und strukturierter Projektkommunikation.

Die Plattform eignet sich für Anlagenbau,
Bauprojekte, Infrastrukturprojekte,
Industrieprojekte und Engineering-Projekte.

Projektteams, Dokumentencontroller, Fachabteilungen
und Management erhalten eine zentrale Übersicht über
Dokumentenstände, Revisionen, Reviews,
offene Rückmeldungen und Freigabeprozesse.



Engineering Document Control Software

SK-DOCS vereint Document Control,
Dokumentenmanagement, Review Management,
Transmittals, Freigaben, Versionierung,
Revisionsmanagement und Projektkommunikation
in einer webbasierten Plattform.

Die Lösung unterstützt Engineering-Projekte,
Industrieprojekte, EPC(M)-Projekte,
Infrastrukturprojekte und Bauprojekte
bei der strukturierten Steuerung von Dokumenten,
Reviews und Informationsflüssen.

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SK Synergie Business Solutions

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Zentrale Dokumentensteuerung neu gedacht

SK-DOCS ist das Dokumenten- und Kollaborationsmodul von SK-Synergie für strukturierte Projekt- und Organisationsarbeit.

In komplexen Umgebungen entstehen täglich große Mengen an Dokumenten, Abstimmungen und Entscheidungen. SK-DOCS bündelt diese Informationen in einem zentralen System und schafft klare Abläufe für Ablage, Verteilung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten.

Statt isolierter Dateiablagen oder unübersichtlicher E-Mail-Ketten arbeiten alle Beteiligten mit denselben Informationen, klar definierten Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Bearbeitungsständen – über Projekte, Teams und Organisationen hinweg.

02

Was ist SK-DOCS?

SK-DOCS unterstützt Organisationen dabei, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern aktiv zu steuern.

Versionen, Revisionen, Reviews und Transmittals werden strukturiert geführt und logisch miteinander verknüpft. Beteiligte sehen jederzeit, welcher Stand aktuell ist, welche Prüfungen laufen und wo Entscheidungen erforderlich sind.

Durch definierte Workflows, klare Rollen und transparente Statusinformationen wird Zusammenarbeit effizienter, Abstimmungen werden reduziert und Informationsverluste vermieden. SK-DOCS bildet damit eine belastbare Grundlage für professionelle Projektkommunikation und koordinierte Entscheidungsprozesse.



Warum SK-DOCS?

SK-DOCS wurde nicht als einfache Ablage entwickelt, sondern als
Arbeits- und Steuerungsplattform für dokumentenbasierte Zusammenarbeit.

Viele Systeme speichern Dokumente. SK-DOCS strukturiert Informationsflüsse.
Der Fokus liegt nicht auf möglichst vielen Funktionen, sondern auf klaren
Abläufen, eindeutigen Zuständigkeiten und verständlichen Bearbeitungsständen.

Aus realen Projektabläufen entstanden
SK-DOCS orientiert sich an praktischen Anforderungen aus Projekten
mit hohem Abstimmungs- und Dokumentationsbedarf.
Funktionen sind darauf ausgelegt, Zusammenarbeit zu vereinfachen
und Informationsverluste zu vermeiden.

Klare Strukturen statt unübersichtlicher Ablagen
Dokumente, Versionen, Reviews und Freigaben sind logisch verknüpft.
Nutzer erkennen auf einen Blick, welcher Stand aktuell ist,
welche Prüfungen laufen und wo Handlungsbedarf besteht.

Flexible Nutzung ohne starre Vorgaben
SK-DOCS passt sich an bestehende Organisations- und Projektstrukturen an.
Workflows, Rollen und Abläufe lassen sich an unterschiedliche
Anforderungen und Projektgrößen anpassen.

Fokus auf Zusammenarbeit und Entscheidungen
Reviews, Abstimmungen und formalisierte Informationsflüsse stehen im Mittelpunkt –
nicht reine Archivierung oder nachträgliche Dokumentation.

SK-DOCS richtet sich an Organisationen, die Dokumente als aktiven Bestandteil
ihrer Projekt- und Entscheidungsprozesse verstehen.



Dokument Erstellung & Revision
→
Review Prüfung & Kommentare
→
Issues Klärung & Nachverfolgung
→
Transmittal Formalisierte Weitergabe
→
Entscheidung Freigabe / Ablehnung




SK-DOCS Produktvideo 1

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SK-DOCS Produktvideo 2

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SK-DOCS Produktvideo 3

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Funktionen, die überzeugen

SK-DOCS unterstützt alle zentralen Aufgaben einer strukturierten
Dokumenten- und Informationssteuerung – klar gegliedert,
praxisorientiert und teamfähig.

*Die dargestellten Funktionen stellen einen Auszug dar.
Lizenzumfang und weitere Funktionen erhalten Sie
auf Anfrage.

Keine lokale Installation und kein zusätzlicher technischer Aufwand.
SK-DOCS wird direkt im Browser genutzt – Projektstart ohne Verzögerung.

Strukturierte Verwaltung von Dokumentenständen mit klarer
Kennzeichnung aktueller Versionen sowie nachvollziehbarer
Entwicklung über den Projektverlauf hinweg.

Einheitliche Ablagestruktur mit Filter-, Such- und
Sortierfunktionen. Dokumente, Status und Zuständigkeiten
sind jederzeit übersichtlich dargestellt.

Gezielte Einbindung von Prüfern mit definierten Fristen,
Kommentaren und Entscheidungen. Reviews werden strukturiert
gesteuert und klar dokumentiert.

Strukturierte Weitergabe von Dokumenten an interne und externe
Beteiligte mit definiertem Zweck, Status und Empfängerkreis.

Steuerung von Sicht- und Bearbeitungsrechten auf Projekt-,
Dokumenten- und Prozessebene – abgestimmt auf Rollen und Aufgaben.

Kontextbezogene Kommentare und Rückmeldungen direkt am Dokument.
Entscheidungen und Anmerkungen bleiben nachvollziehbar gebündelt.

Export von Dokumenten, Metadaten und Übersichten für
externe Weiterverarbeitung oder projektübergreifenden Austausch.

Regelmäßige Datensicherungen sowie kontrollierte
Wiederherstellung von Projekten und Dokumentenständen.

Verständliche Benutzerführung kombiniert mit fachlicher
Unterstützung über strukturierte Support- und Rückmeldewege.

Der Review-Prozess in SK-DOCS folgt einem klar definierten, nachvollziehbaren Ablauf – von der ersten Dokumentablage bis zur finalen Freigabe.

Am Anfang steht der strukturierte Dokumenten-Upload. Beim Hochladen werden Metadaten wie Klassifikation, Zweck, beteiligte Organisationen, gewünschte Rückmeldung sowie Fristen erfasst. Mit dem Upload entsteht automatisch eine erste Revision und ein eindeutig identifizierbarer Dokumentenstand.

Auf Basis dieser Revision wird ein Review gestartet. Teilnehmer werden gezielt eingeladen und erhalten klar definierte Rollen (z. B. Reviewer oder Kommentator). Während des laufenden Reviews können Kommentare, Hinweise und Dateien direkt der Revision zugeordnet werden. Der Review-Flow zeigt jederzeit, welche Schritte bereits erfolgt sind und welche noch ausstehen.

Entstehen Rückfragen, Abweichungen oder Klärungsbedarfe, werden diese über Issues abgebildet. Issues sind direkt mit Dokumenten, Revisionen oder Transmittals verknüpft und dienen der strukturierten Nachverfolgung von Rückmeldungen und Bestätigungen über Organisationsgrenzen hinweg.

Die formalisierte Weitergabe von Dokumenten erfolgt über Transmittals. Sie bündeln ausgewählte Dokumente oder Revisionen, definieren Empfänger und Zweck und dokumentieren Versand, Empfang sowie Rückmeldungen. Der Transmittal-Flow macht transparent, wer wann informiert wurde und ob Bestätigungen vorliegen.

Nach Abschluss aller Prüfungen und Klärungen wird das Review beendet. Abhängig vom Ergebnis entsteht eine neue Revision oder der Dokumentenstand gilt als abgeschlossen. Frühere Revisionen bleiben vollständig erhalten und können jederzeit eingesehen werden.

Durch diese klare Trennung von Dokument, Review, Issue und Transmittal stellt SK-DOCS sicher, dass Bearbeitungsstände, Entscheidungen und Kommunikation jederzeit sauber zugeordnet, nachvollziehbar und konsistent geführt werden.

Abschließend können die Ergebnisse des gesamten Prozesses in einer strukturierten Übersicht zusammengeführt werden. Diese Übersicht bildet alle finalen Dokumentationsstände ab, die den definierten Prüf-, Klärungs- und Entscheidungsprozess vollständig durchlaufen haben.

Die resultierende Liste enthält ausschließlich Dokumente mit abgeschlossenem Status. Für jedes Dokument sind der finale Stand, der zugehörige Entscheidungsstatus sowie die relevanten Referenzen (z. B. Revision, Review-Bezug oder Transmittal) eindeutig nachvollziehbar.

Die Liste dient als konsolidierte Ergebnisdarstellung des Prozesses und kann für weitere Auswertungen, End-Dokumentationen, Übergaben oder Archivierungszwecke exportiert werden. Damit steht eine einheitliche Zusammenfassung aller abgeschlossenen Dokumentationsstände zur Verfügung, ohne aktive Vorgänge oder Zwischenstände zu vermischen.

Der Dokumenten-Upload in SK-DOCS bildet den strukturierten Einstiegspunkt für neue und überarbeitete Projektdokumente.
Bereits beim Hochladen werden alle relevanten Informationen erfasst – von Klassifizierung und Dokumentnummer über Revision und Titel bis hin zu Status, Zweck und beteiligten Rollen.

Metadaten wie Dokumentklasse, Disziplin, Dokumenttyp, Vertraulichkeit sowie Purpose of Issue und erforderliche Rückmeldungen sorgen dafür, dass Dokumente eindeutig eingeordnet und später gezielt gefunden, geprüft und weiterverarbeitet werden können.

Ergänzend lassen sich Empfänger, Verantwortliche, Fristen und Transmittal-Hinweise definieren. Der Upload ist direkt mit der Dokumenten- und Revisionsübersicht verknüpft, sodass neue Stände sofort im Projektkontext sichtbar und weiterführende Prozesse wie Reviews oder Verteilungen nahtlos angestoßen werden können.

Dokumente steuern statt verwalten

SK-DOCS schafft Klarheit über Dokumentenstände, Entscheidungen
und Kommunikation – über Projekte und Organisationen hinweg.

In vielen Projekten entstehen Unsicherheiten nicht durch fehlende Dokumente,
sondern durch unklare Stände, verstreute Rückmeldungen und schwer
nachvollziehbare Abstimmungen.

SK-DOCS bündelt Dokumente, Reviews, Issues und Transmittals in einem
konsistenten System. Jeder Bearbeitungsschritt ist eindeutig zugeordnet,
zeitlich eingeordnet und für berechtigte Beteiligte jederzeit einsehbar.

Klare Zuständigkeiten
Rollen, Teilnehmer und Verantwortlichkeiten sind pro Dokument
und Review eindeutig definiert. Entscheidungen entstehen dort,
wo sie fachlich hingehören.

Strukturierte Kommunikation
Rückmeldungen laufen nicht mehr über E-Mail-Ketten,
sondern sind direkt mit Dokumenten, Revisionen und
Transmittals verknüpft.

Transparenter Bearbeitungsstand
Ob Review offen, Entscheidung ausstehend oder Dokument
abgeschlossen – der aktuelle Status ist jederzeit eindeutig sichtbar.

Skalierbar ohne Funktionsverlust
Unabhängig von der Lizenz steht immer der volle
Funktionsumfang zur Verfügung – Sie erweitern lediglich
Projektanzahl und Speicher.

Damit eignet sich SK-DOCS gleichermaßen für kleine Projektteams
wie für komplexe, organisationsübergreifende Vorhaben.

Funktions- und Lizenzübersicht

Alle Lizenzstufen enthalten den vollständigen Funktionsumfang von SK-DOCS.
Die Unterschiede betreffen ausschließlich die Anzahl gleichzeitiger Projekte
sowie den verfügbaren Speicherplatz.

Kundenspezifische Anpassungen sind im Rahmen einer individuellen Abstimmung realisierbar.

Starter Business Enterprise
Anzahl gleichzeitiger Projekte
5 		Anzahl gleichzeitiger Projekte
20 		Anzahl gleichzeitiger Projekte
50
Speicherplatz
10 GB 		Speicherplatz
20 GB 		Speicherplatz
50 GB
Vollständiger Funktionsumfang von SK-DOCS in allen Lizenzstufen enthalten

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