Der Review-Prozess in SK-DOCS folgt einem klar definierten, nachvollziehbaren Ablauf – von der ersten Dokumentablage bis zur finalen Freigabe.

Am Anfang steht der strukturierte Dokumenten-Upload. Beim Hochladen werden Metadaten wie Klassifikation, Zweck, beteiligte Organisationen, gewünschte Rückmeldung sowie Fristen erfasst. Mit dem Upload entsteht automatisch eine erste Revision und ein eindeutig identifizierbarer Dokumentenstand.

Auf Basis dieser Revision wird ein Review gestartet. Teilnehmer werden gezielt eingeladen und erhalten klar definierte Rollen (z. B. Reviewer oder Kommentator). Während des laufenden Reviews können Kommentare, Hinweise und Dateien direkt der Revision zugeordnet werden. Der Review-Flow zeigt jederzeit, welche Schritte bereits erfolgt sind und welche noch ausstehen.

Entstehen Rückfragen, Abweichungen oder Klärungsbedarfe, werden diese über Issues abgebildet. Issues sind direkt mit Dokumenten, Revisionen oder Transmittals verknüpft und dienen der strukturierten Nachverfolgung von Rückmeldungen und Bestätigungen über Organisationsgrenzen hinweg.

Die formalisierte Weitergabe von Dokumenten erfolgt über Transmittals. Sie bündeln ausgewählte Dokumente oder Revisionen, definieren Empfänger und Zweck und dokumentieren Versand, Empfang sowie Rückmeldungen. Der Transmittal-Flow macht transparent, wer wann informiert wurde und ob Bestätigungen vorliegen.

Nach Abschluss aller Prüfungen und Klärungen wird das Review beendet. Abhängig vom Ergebnis entsteht eine neue Revision oder der Dokumentenstand gilt als abgeschlossen. Frühere Revisionen bleiben vollständig erhalten und können jederzeit eingesehen werden.

Durch diese klare Trennung von Dokument, Review, Issue und Transmittal stellt SK-DOCS sicher, dass Bearbeitungsstände, Entscheidungen und Kommunikation jederzeit sauber zugeordnet, nachvollziehbar und konsistent geführt werden. Abschließend können die Ergebnisse des gesamten Prozesses in einer strukturierten Übersicht zusammengeführt werden. Diese Übersicht bildet alle finalen Dokumentationsstände ab, die den definierten Prüf-, Klärungs- und Entscheidungsprozess vollständig durchlaufen haben. Die resultierende Liste enthält ausschließlich Dokumente mit abgeschlossenem Status. Für jedes Dokument sind der finale Stand, der zugehörige Entscheidungsstatus sowie die relevanten Referenzen (z. B. Revision, Review-Bezug oder Transmittal) eindeutig nachvollziehbar. Die Liste dient als konsolidierte Ergebnisdarstellung des Prozesses und kann für weitere Auswertungen, End-Dokumentationen oder Übergaben oder Archivierungszwecke exportiert werden. Damit steht eine einheitliche Zusammenfassung aller abgeschlossenen Dokumentationsstände zur Verfügung, ohne aktive Vorgänge oder Zwischenstände zu vermischen.