Jede Abstimmung wird in SK-OneVote in einen klar definierten Abstimmungszustand überführt. Dieser Zustand bildet eine in sich geschlossene Dateneinheit und enthält alle relevanten Parameter: Stimmberechtigte, Stimmgewichtungen, Quoren, Abstimmungsregeln, Optionen sowie die abgegebenen Stimmen.

Dadurch existiert für jede Abstimmung ein technisch konsistenter Zustand, der nicht nachträglich durch Interpretation oder manuelle Auswertung verändert werden kann.

Nach Abschluss der Abstimmung wird das Ergebnis mit einem festen Zeitstempel versehen und unveränderlich als Beschluss gespeichert. Es ist jederzeit rekonstruierbar, zu welchem Zeitpunkt eine Entscheidung getroffen wurde und auf welcher Datenbasis sie beruhte.

Damit wird verhindert, dass Beschlüsse nachträglich verschoben, überschrieben oder rückdatiert werden können.

Der vollständige Beschlussdatensatz – inklusive Stimmen, Gewichtungen, Quoren und Ergebnis – wird mit einem kryptografischen Hashwert versehen. Dieser Fingerabdruck beschreibt den exakten Inhalt des Beschlusses.

Jede nachträgliche Änderung würde zu einem anderen Hash führen und wäre technisch sofort erkennbar.

Der gesamte Ablauf einer Abstimmung – Einladung, Teilnahme, Stimmabgabe, Quorenerfüllung und Ergebnisfeststellung – wird als Ereigniskette protokolliert.

Dadurch lässt sich der Entscheidungsweg jederzeit Schritt für Schritt rekonstruieren.

Unternehmen können eigene Governance-Dokumente als PDF einbringen – beispielsweise Gate Reviews, Projektaufträge, Projekt-Motions, Freigabeunterlagen oder interne Entscheidungsvorlagen. Das hochgeladene Dokument wird vor der Abstimmung in einer Vorschau bereitgestellt und für diesen Prozess als unveränderte Entscheidungsgrundlage verwendet.

Bei dieser Variante stimmen die eingeladenen Personen eindeutig mit Ja oder Nein über das vorgelegte Dokument ab. SK-OneVote dokumentiert anschließend das PDF, den Abstimmungsverlauf, die Stimmen, Quoren und das finale Ergebnis in einem nachvollziehbaren Beschlussnachweis.

Abstimmungs- und Beschlussdaten werden nur für den vorgesehenen Zeitraum vorgehalten und anschließend automatisiert entfernt.

Damit bleiben nur diejenigen Daten erhalten, die für Auswertung, Übergabe und Nachvollziehbarkeit erforderlich sind, ohne unnötige Langzeitspeicherung.